Le formulaire pour créer ou modifier la fiche d'une organisation comporte les éléments suivants:

• Informations générales:
  • Nom de l'organisation. Ce champ est obligatoire.
  • Site web de l'organisation. Ce champ est optionnel.
  • Bouton «rechercher les contacts correspondants»: vérifie s'il existe déjà un contact avec le même nom. Permet d'éviter de re-créer la même fiche plusieurs fois. À noter que la boîte de recherche de contacts (située sur le côté gauche de l'écran, sous le menu de navigation Cabsys) est peut-être un moyen plus rapide de vérifier si le contact existe déjà. L'utilisation de cette fonction est optionnelle. Le système fera quand même une vérification de doublons lors de la sauvegarde de la fiche.
  • Préférences de communication: indiquent les préférences du contact à l'égard de la confidentialité de ses données, ainsi que la méthode préférée de communication (téléphone, courriel, poste, etc.). Ces champs sont optionnels.

• Infos organisations:
  • Représentant: nom de la personne qui représente cette organisation. Champ optionnel.

• Profil principal: adresse postale, adresse de courrier électronique et numéros de téléphone permettant de contacter l'organisation. Le système permet de noter plusieurs profils (ex: résidence, travail), mais pour les besoins de la majorité des CABs, ceci ne devrait pas être nécessaire.
  • Type de profil (résidence, travail, facturation, autre): pour les organisations, le profil suggéré est «travail»
  • Téléphone: permet d'entrer jusqu'à 5 différents numéros de téléphone, cellulaire, télécopieur ou téléavertisseur. Choisir d'abord le type de téléphone, puis entrer son numéro dans la boîte correspondante. Pour afficher une espace supplémentaire pour enter un autre numéro, cliquer sur le lien «[+] ajouter un numéro». Le premier numéro de la liste indique le numéro de téléphone préféré par le bénévole.
  • Courriel: adresse de courrier-électronique de l'organisation.
    • Problème technique: si cette case est cochée, cela indique qu'il y a eu une erreur avec l'adresse de courriel et qu'il faudrait vérifier avec l'organisation. Par exemple, si, lors de l'envoi d'un message, le serveur a répondu que l'adresse n'existait pas ou que la boîte de courrier est pleine.
  • Messagerie instantanée: permet de noter les adresses sur divers réseaux de messagerie instantanée, tels que MSN, Skype ou Jabber.
  • Adresse postale de l'organisation, dont la rue (avec deux champs supplémentaires optionnels), la ville, la province et le pays (par défaut «Canada»).
    • Attention!: certains rapports permettent de filtrer par ville. Par conséquent, il est recommandé d'utiliser des noms de villes consistants. Par exemple: St-Hyacinthe ou Saint-Hyacinthe? Assurez-vous que votre CAB utilise toujours le même nom!

• Profil additionnel: permet de noter, par exemple, un profil travail et un profil pour la facturation. Cependant, ceci est rarement nécessaire. Si, par exemple, vous voulez noter un numéro de téléphone dans un deuxième bureau, vous pouvez le faire en entrant un second numéro de téléphone dans le profil résidentiel.

• Notes: champ pour entrer des notes supplémentaires.
• Groupes: cette fonction n'est pas utilisée.
• Étiquettes de l'organisation (bénévole ou bénéficiaire). Ce champ est obligatoire (et très important!).

Lorsque vous avez terminé, cliquer sur «Enregistrer» pour sauvegarder les données et pour consulter la fiche de l'organisation.

Vous pouvez aussi cliquer sur «Enregistrer et créer nouveau» pour créer d'autres organisations. Cependant, il est suggéré de vérifier les données sauvegardées avant de continuer avec l'entrée de données.