Pour accéder à un rapport, cliquer sur l'élément «Rapports» dans le principal menu de navigation Cabsys.
La page des rapports présente la liste de rapports disponibles. Pour accéder un rapport spécifique, cliquer sur son lien.
La majorité des rapports exigent que l'on spécifie des paramètres, tels que la date de début et de fin du rapport (comme c'est le cas pour le rapport annuel) ou le type de service (pour un rapport sur les actions).
Après avoir entré les paramètres du rapport, cliquer sur le bouton «Valider».
Détails spécifiques au rapport annuel
Étant donné le nombre de calculs impliqués dans la génération du rapport annuel, il faut préalablement calculer certains tableaux. Pour ce faire, cliquer sur le lien «Calculer les données du rapport annuel» de la liste de rapports (situé dans la sous-liste de tâches reliées à la configuration du rapport annuel). Ces calculs sont lourds et peuvent prendre de 15 à 60 secondes par étape.
Une fois que ces calculs sont terminés, vous pouvez vous diriger vers le rapport annuel comme tel (le lien «Rapport annuel» de la liste de rapports). Dans les paramètres, spécifier les mêmes dates que celles entrées dans l'étape de calculs ci-dessus.
Les calculs du rapport annuel sera affiché à l'écran. Si vous êtes satisfait(e) du résultat, cliquer sur le lien «Terminer la rédaction du rapport annuel dans Open Office» situé au bas de l'écran. Le navigateur web vous proposera de sauvegarder un fichier ou de l'ouvrir directement dans Open Office. Il est suggéré de le sauvegarder sur votre ordinateur (ex: sur le Bureau).
Ouvrir le fichier sauvegardé dans Open Office (pour plus d'information sur ce logiciel, voir Open Office: suite bureautique libre). Avant de générer le fichier PDF final que l'on pourra imprimer ou distribuer sur votre site Internet, voici quelques conseils pour améliorer la mise en page du rapport:
- Sur la 2e page (présentation de l'organisme), remplir les détails des «ressources humaines».
- Sur la dernière page (synthèse), déplacer les images du processus de traitement des demandes et de recrutement à l'endroit désigné. Étant donné que la mise en page du rapport varie d'un CAB à l'autre, ces images sont souvent mal alignées dans Open Office. Pour les déplacer, il suffit de cliquer sur l'image et la déplacer à sa destination.
- Sur la dernière page (synthèse),
- réduire la taille des caractères des tableaux à 7 pixels (sélectionner les cellules, puis spécifier la taille des caractères dans la barre d'outils).
- ajouter une bordure autour des tableaux (sélectionner les cellules, puis cliquer sur le menu «Format», puis l'item «Cellules». Une fenêtre apparaîtra à l'écran, cliquer sur l'onglet «Bordures». Enfin, dans les options «dispositions des lignes» cliquer sur l'option qui ajoute une bordure autour de chaque cellule.
- aligner les caractères des tableaux à droite pour améliorer leur lisibilité (sauf pour la colonne avec les titres de chaque ligne).
- Faire un aperçu du résultat (aperçu avant impression) pour s'assurer qu'il n'y a pas de boîte de texte qui dépassent de leur cadre, et ajuster la mise en page au besoin.
Tableau synthèse du rapport annuel
Alternativement, vous pouvez créer un rapport annuel complètement différent dans Open Office ou MS Word, et importer les données de chaque tableau dans une plage séparée.