Pour créer une nouvelle action, cliquer sur l'élément «Nouvelle action» dans le principal menu de navigation Cabsys.

Formulaire pour entrer une nouvelle action

Le formulaire pour créer une nouvelle action comporte les éléments suivants:

• Date et heure du début de l'action. Ce champ est obligatoire.
• Durée en heures et en minutes de l'action. Ce champ est optionnel, mais fortement recommandé.
• Statut (planifié, terminé) de l'action. Par défaut «terminé». Si l'action est planifiée (i.e. l'entrée des données est faite en avance), l'action sera affichée sur le tableau de bord jusqu'à-ce que l'action soit notée comme étant terminée. L'utilisation de cette fonction est optionnelle.
• Détails: notes sur l'action. Champ optionnel.
• Bénévole(s) ayant participé à l'action. Le nom du bénévole est automatiquement complété à partir des noms de bénévoles déjà inscrits (la recherche se fait par le nom de famille, les noms sont donc affichés avec la forme «Nom, Prénom»). Un bénévole peut aussi être une organisation (si l'organisation a l'étiquette «bénévole»). Il n'est pas permis d'entrer un nom de bénévole non-inscrit dans cette case. Ce champ est obligatoire.
  • Ajouter un autre bénévole: il est possible d'ajouter plusieurs bénévoles sur une même action en cliquant sur ce lien.
• Bénéficiaire(s): personnes ayant bénéficiées de l'action. Le nom du bénéficiaire est automatiquement complété à partir des noms de bénéficiaires déjà inscrits (la recherche se fait par le nom de famille, les noms sont donc affichés avec la forme «Nom, Prénom»). Un bénéficiaire peut aussi être une organisation (si l'organisation a l'étiquette «bénéficiaire»). Il n'est pas permis d'entrer un nom de bénéficiaire non-inscrit dans cette case. Ce champ est obligatoire.
  • Ajouter un autre bénéficiaire: il est possible d'ajouter plusieurs bénéficiaires sur une même action en cliquant sur ce lien.
  • Ajouter un enfant de ce bénéficiaire: il est possible d'ajouter un enfant du bénéficiaire, comme ayant bénéficié de l'action. Par exemple: paniers de noël. Ce champ permettra de sélectionner les enfants à partir de ceux qui ont été inscrits à la fiche du bénéficiaire. Pour lister tous les enfants du bénéficiaire, cliquer sur la flèche sur le côté droit du champ.
  • Ajout le conjoint de ce bénéficiaire: il est possible d'ajouter un conjoint du bénéficiaire, comme ayant bénéficié de l'action. Par exemple: ateliers d'impôts. Ce champ permettra de sélectionner le conjoint qui ont a été inscrit à la fiche du bénéficiaire. On peut obtenir le nom du conjoint en cliquant sur flèche sur le côté droit du champ.
  • Note: les conjoints et enfants sont affichés avec l'identifiant unique du contact auquel ils sont associés. Ceci est normal.
• Autres bénéficiaires: nombre de bénéficiaires non-inscrits ayant bénéficié du service. Par exemple: lors de soupers communautaires. ce champ est optionnel.
• Service (ex: dépannage alimentaire, accompagnement/transport, etc.) Ce champ est obligatoire.
• Reçu/Qté: nombre de fois que l'action a été répétée. Par exemple: si des appels sécurisants ont été faits 5 jours de suite par le même bénévole avec le même bénéficiaire, entrer «5» dans ce champ.
  • Dans les rapports, ce champ aura pour effet de multiplier la durée de l'action. Par conséquent, si des appels sécurisants ont été faits 5 jours de suite, et que chaque appel a été d'une durée de 15 minutes, il n'est pas nécessaire de multiplier la durée de l'appel par 5 dans le champ «durée».
  • Attention! Si reçu/qté est à «0», cette entrée ne sera pas comptabilisée dans le rapport annuel.
• Région (local, région, autre, etc.): l'utilisation de ce champ dépend du type de service. Ce champ est optionnel.
• Nombre de kilomètres: l'utilisation de ce champ dépend du type de service. Ce champ est optionnel.
• Appareil orthopédique: l'utilisation de ce champ dépend du type de service. Ce champ est optionnel.
• Semaines: l'utilisation de ce champ dépend du type de service (fait généralement référence au nombre de semaines d'un prêt d'un appareil orthopédique). Ce champ est optionnel.
• Montant: l'utilisation de ce champ dépend du type de service. Ce champ est optionnel.

Note importante: les menus pour sélectionner les bénévoles ou bénéficiaires affichent que 15 résultats. Pour trouver un contact, il faut entrer les premières lettres de son nom de famille. Après 1-2 secondes, un menu contextuel affichera les résultats correspondant à la recherche.