Rappel: Il est important de noter que les formulaires pour rechercher, créer ou modifier un sont essentiellement les mêmes autant pour les bénévoles que pour les bénéficiaires. Cependant, certaines sections du formulaire sont réservées au bénévole, tandis que d'autres sont réservées aux bénéficiaires. Le système utilise parfois le terme «contact» ou «individu» pour les désigner. Les bénévoles et bénéficiaires se distinguent avec l'aide d'étiquettes qui sont appliquées à leur dossier (les étiquettes sont décrites plus en détail ci-dessous). Ceci permet, entres autres, à un individu qui est à la fois bénévole et bénéficiaire d'avoir une seule fiche dans le système.

Pour créer une nouvelle fiche de bénévole ou bénéficiaire, cliquer sur l'élément «Nouveau bénévole» ou «Nouveau bénéficiaire» dans le principal menu de navigation Cabsys.

Note: les fonctions «nouveau bénévole» et «nouveau bénéficiaire» pointent vers le même formulaire. Ceci a été conçu ainsi par souci de conserver les mêmes termes que la précédente version de Cabsys.

Le formulaire pour créer ou modifier un contact comporte les éléments suivants:

• Informations générales:
  • Préfixe: titre utilisé pour adresser la personne (M., Mme, Dr.). Ce champ est optionnel.
  • Prénom: prénom de l'individu. Ce champ est obligatoire.
  • Nom de famille: nom de famille de l'individu. Ce champ est obligatoire.
  • Bouton «rechercher les contacts correspondants»: vérifie s'il existe déjà un contact avec le même nom. Permet d'éviter de re-créer la même fiche plusieurs fois. À noter que la boîte de recherche de contacts (située sur le côté gauche de l'écran, sous le menu de navigation Cabsys) est peut-être un moyen plus rapide de vérifier si le contact existe déjà. L'utilisation de cette fonction est optionnelle. Le système fera quand même une vérification de doublons lors de la sauvegarde de la fiche.
  • Préférences de communication: indiquent les préférences du contact à l'égard de la confidentialité de ses données, ainsi que la méthode préférée de communication (téléphone, courriel, poste, etc.). Ces champs sont optionnels.

• Infos de base: champs communs aux bénévoles et aux bénéficiaires.
  • Date d'inscription de la personne au près du CAB. Champ obligatoire.
  • État civil de la personne (célibataire, marié-conjoint de fait, indéterminé, etc.). Champ obligatoire.
  • Occupation de la personne (étudiant(e), travail à temps plein, travail à temps partiel, indéterminé, etc.). Champ obligatoire.
  • Nom du conjoint actuel: permet d'inscrire le conjoint lorsqu'une action bénéficie au bénéficiaire et à son conjoint. Permet aussi d'inscrire le conjoint d'un bénévole s'ils partagent la même fiche (simplifie les envois postaux). Ce champ est optionnel.
  • Langues parlées de la personne (français, anglais, indéterminé, autre). Champ obligatoire.
  • Autres langues: si la case «autre» a été cochée dans le champ «langues parlées», ce champ peut être utilisé pour énumérer les autres langues. Champ optionnel.
  • NAM: ancien indentifiant utilisé dans la précédente version de Cabsys. Cette information a été migrée à partir des anciens dossiers que pour faciliter la recherche d'anciens dossiers. Il n'est plus recommandé de noter le NAM, ce champ est donc optionnel.

• Infos de bénévoles: informations spécifiques aux bénévoles. Si c'est le cas, cliquer sur l'icône «+» devant le titre «infos de bénévoles» pour afficher les champs suivants:
  • Statut du bénévole (accepté, quitté, décédé, indéterminé, etc.). À noter que le si le statut est «décédé», il est important également de cocher la case «le contact est décédé» situé vers la fin du formulaire. Ce champ est obligatoire.
  • Services offerts par le bénévole (la liste varie selon le CAB). Cocher la case devant chaque option pour noter les services que le bénévole est prêt(e) à offrir. Ce champ est optionnel.
  • Travailler seul (oui, non, indifférent) indique si le bénévole préfère travailler seul ou avec d'autres bénévoles. Ce champ est obligatoire.
  • Clientèle désirée (masculin, féminin, indifférent) indique le type de bénéficiaire que le bénévole préfère aider. Ce champ est obligatoire.
  • Âge clientèle désirée (nourrisson, enfant, adolescent, jeune adule, adulte, personne âgée, indéterminée, tous) indique le groupe d'âge de bénéficiaires que le bénévole préfère aider. Ce champ est obligatoire.
  • Groupe social indique l'appartenance du bénévole à un groupe social (varie selon le CAB). Ce champ est obligatoire. Si aucun, sélectionner «indéterminé».
  • Contact établi par: personne ou média ayant orienté le bénévole vers le CAB. Ce champ est obligatoire.
  • Disponibilité occasionnelle: Ce champ est obligatoire.
  • Prêt auto (oui/non): Ce champ est optionnel.
  • Numéro de plaque de la voiture du bénévole, s'il en a une.
  • Numéro de permis de conduire du bénévole, s'il en a un.
  • Prochaine vérification du permis de conduire: date à laquelle le permis de conduire devra être vérifié de nouveau (i.e. la date d'expiration du permis).
  • Filtrage fait (oui/non) indique si le bénévole a passé toutes les vérifications nécessaires. Champ obligatoire.
  • Filtrage fait le: date à laquelle toutes les vérifications nécessaires ont été terminées. Important à noter puisque certaines vérifications doivent être repassées après un certain nombre d'années.
  • Formation personnelle du bénévole. Champ optionnel.
  • Expérience de bénévolat. Champ optionnel.
  • Motivation du candidat. Champ optionnel.

• Infos de bénéficiaire: informations spécifiques aux bénéficiaires. Si c'est le cas, cliquer sur l'icône «+» devant le titre «infos de bénéficiaires» pour afficher les champs suivants:
  • Services demandés par le bénéficiaire (la liste varie selon le CAB). Cocher la case devant chaque option pour noter les services que le bénéficiaire a demandé. Ce champ est optionnel.
  • État de santé du bénéficiaire (excellente, bonne, passable, handicapé physique, indéterminé, etc.). Ce champ est obligatoire.
  • Nationalité (canadienne, autre, indéterminé). Ce champ est obligatoire.
  • Situation familiale (famille, monoparentale, couple, seul, indéterminé, autre). Ce champ est obligatoire.

• Congé temporaire: dates pendant lesquelles la personne est absente ou en vacances pendant une période de temps. Cliquer sur l'icône «+» devant le titre pour afficher les champs permettant de choisir la date de début et de fin du congé.

• Profil principal: adresse postale, adresse de courrier électronique et numéros de téléphone permettant de contacter la personne. Le système permet de noter plusieurs profils (ex: résidence, travail), mais pour les besoins de la majorité des CABs, ceci ne devrait pas être nécessaire.
  • Type de profil (résidence, travail, facturation, autre): pour les bénévoles, le profil suggéré est «résidence»
  • Téléphone: permet d'entrer jusqu'à 5 différents numéros de téléphone, cellulaire, télécopieur ou téléavertisseur. Choisir d'abord le type de téléphone, puis entrer son numéro dans la boîte correspondante. Pour afficher une espace supplémentaire pour enter un autre numéro, cliquer sur le lien «[+] ajouter un numéro». Le premier numéro de la liste indique le numéro de téléphone préféré par le bénévole.
  • Courriel: adresse de courrier-électronique du bénévole.
    • Problème technique: si cette case est cochée, cela indique qu'il y a eu une erreur avec l'adresse de courriel et qu'il faudrait vérifier avec le bénévole. Par exemple, si, lors de l'envoi d'un message au bénévole, le serveur a répondu que l'adresse n'existait pas ou que la boîte de courrier est pleine.
  • Messagerie instantanée: permet de noter les adresses sur divers réseaux de messagerie instantanée, tels que MSN, Skype ou Jabber.
  • Adresse postale de l'individu, dont la rue (avec deux champs supplémentaires optionnels), la ville, la province et le pays (par défaut «Canada»).
    • Attention!: certains rapports permettent de filtrer par ville. Par conséquent, il est recommandé d'utiliser des noms de villes consistants. Par exemple: St-Hyacinthe ou Saint-Hyacinthe? Assurez-vous que votre CAB utilise toujours le même nom!

• Profil additionnel: permet de noter, par exemple, un profil résidentiel et un profil pour les coordonnées au travail. Cependant, ceci est rarement nécessaire. Si, par exemple, vous voulez noter un numéro de téléphone au travail, vous pouvez le faire en entrant un second numéro de téléphone dans le profil résidentiel.

• Données démographiques:
  • Sexe du bénévole (féminin ou masculin). Ce champ est obligatoire.
  • Date de naissance du bénévole. Ce champ est optionnel, mais fortement recommandé.
  • Le contact est décédé: cocher cette case si le contact est décédé. Cela permet, par exemple, d'éviter d'afficher le bénévole dans les rapports tels que «bénévoles prêts à offrir un service».

• Notes: champ pour entrer des notes supplémentaires.
• Groupes: cette fonction n'est pas utilisée.
• Étiquettes de la personne (bénévole ou bénéficiaire). Ce champ est obligatoire (et très important!).

Lorsque vous avez terminé, cliquer sur «Enregistrer» pour sauvegarder les données et pour consulter la fiche du bénévole.

Vous pouvez aussi cliquer sur «Enregistrer et créer nouveau» pour créer d'autres bénéficiaires. Cependant, il est suggéré de vérifier les données sauvegardées avant de continuer avec l'entrée de données.